Autor dochádzkového systému Fresh QR Šimon Skotnický: Dochádzkový systém je efektívny, prehľadný a spravodlivý nástroj

V rozhovore s autorom dochádzkového systému Fresh QR Šimonom Skotnickým sa dozviete aké typy dochádzkových systémov existujú a ako sa líši ich náročnosť implementácie. Zodpovieme si aj otázky ohľadom nových trendov ako je home office a vplyvu na dochádzkové systémy.

Čo presne je dochádzkový systém a aké základné funkcie by mal ponúkať?

Prišiel zamestnanec do práce 7:50, alebo 8:05? Bol na prestávke 30min, alebo 40min? Ak máte dokonalý prehľad a ešte dokonalejšiu pamäť, dobre pre Vás. Pre nás ostatných tu sú dochádzkové systémy 🙂 Medzi najdôležitejšie funkcie dochádzkového systému patrí zaznamenanie príchodu, odchodu, prestávok, pracovnej doby a evidencia dovoleniek. Všetky ďalšie funkcie sa odvíjajú od tohoto základu.

Aké typy dochádzkových systémov sú na trhu a ako sa líšia?

Existuje niekoľko rôznych prístupov ku evidencii dochádzky, najčastejšie sú:

• Papier –  „šéfe, minulý týždeň som odpracoval 48 hodín, tu to mám napísané“. Prípadne to môžete namiesto papiera zapisovať elektronicky, ale stále je to o tom, že zamestnanec sám uzná, koľko odpracoval.
• RFID karty alebo ich modernejšia NFC variant: s týmto spôsobom sa stretol už asi každý. Zamestnávateľ dá každému zamestnancovi kartu. Okrem kariet treba zariadiť nejaký terminál, kde sa budú karty pípať.
• Biometrické – zamestnanec nenosí kartu, ale pri príchode/odchode z práce použije odtlačok svojho prsta, naskenuje rohovku oka, nechá si rozpoznať tvár kamerou a pod. Je to efektívne a jednoduché riešenie, ak vám nevadí odovzdávať svoje biometrické údaje a máte rozpočet na kúpu a údržbu systému.
• Cez mobil a QR kódy – Toto je trochu netradičnejší prístup, pretože používané technológie sú stále dosť mladé. Ale čo vám bráni použiť QR kód na papieri namiesto terminálu a vlastný mobil namiesto ďalšej čipovej karty? Pritom presnosť je rovnaká, bezpečnosť ešte vyššia a náklady omnoho nižšie.

Je dochádzkový systém vhodný aj pre menšie firmy alebo je určený skôr pre väčšie spoločnosti?

V malom kolektíve je jednoduchšie ustriehnuť nielen prítomnosť, ale aj produktivitu jednotlivých zamestnancov, takže to väčšinu malých firiem až tak nepáli. Na druhú stranu, v dnešnom svete sú všetci ľudia zahltený informáciami, takže ak jednoduchý dochádzkový systém dodá prehľadnosť a nebude vyžadovať až takú pozornosť, tak to je výhra, nie?

Prečo by mala firma investovať do dochádzkového systému hneď od začiatku?

Do dochádzkového systému je vhodné investovať hneď na začiatku, pretože každá zmena bolí. A skôr či neskôr nejaký dochádzkový systém budete aj tak potrebovať, takže urobiť to na začiatku vás vo finále bude stáť menej stresu aj energie.

Ako dochádzkový systém zlepšuje efektivitu práce vo firme a aké problémy rieši?

Toto som vysvetlil v prvých otázkach, ale pridám ešte jeden sociálny aspekt. Kolegovia sa navzájom vnímajú. Oni presne vedia, kto a kedy chodí do práce, koľko kto trávi času na fajčiarskej. Ak Vám to aj nepovedia, tak si zbytočne púšťate zlú krv do firmy. Spravodlivý dochádzkový systém to vyrieši.

Aké zákony alebo predpisy týkajúce sa evidencie pracovného času by mali podnikatelia v Slovenskej republike dodržiavať?

Na Slovensku to je hlavne §99 Zákonníku práce o evidencii práce a ten v tom má jasno: zamestnávatelia musia viesť presnú evidenciu pracovného času. Ale čo to vlastne znamená? V skratke, ide o zaznamenávanie všetkého, čo sa týka času zamestnancov v práci. To zahŕňa bežné pracovné hodiny, prestávky, nadčasy, nočné zmeny, prácu počas sviatkov, a dokonca aj čas strávený v pohotovosti. Možno si myslíte – „Ale veď máme predsa dochádzku, nie?“ Tu je dôležitý rozdiel:

Evidencia dochádzky je ako rýchly náčrt – zaznamenáva, kedy ste prišli do práce a kedy ste odišli. Evidencia práce je ako detailný obraz vášho pracovného dňa – zachytáva presne, kedy ste skutočne pracovali, vrátane všetkých prestávok a nadčasov.

Napríklad: Môžete prísť do práce o 8:00 a odísť o 16:00. To by dochádzka zachytila. Ale ak ste mali hodinovú obednú prestávku, vaša skutočne odpracovaná doba je 7 hodín – a to je to, čo zachytí evidencia práce. Prečo je to dôležité? Presná evidencia práce pomáha chrániť práva zamestnancov a zároveň umožňuje firmám efektívne riadiť pracovný čas. Je to win-win pre všetkých.

Ako sa dochádzkový systém prispôsobuje novým pracovným trendom, ako sú home office, flexibilná pracovná doba alebo hybridné pracovné modely?

Dochádzkový systém nie je od toho, aby vás zasekol v minulosti. Práve naopak, musí rásť spolu s vašou firmou. V prvom rade sa musí sám a prirodzene prispôsobovať celospoločenským témam. V druhom rade by sa mal vedieť do určitej mieri prispôsobiť každej firme individuálne. Každá firma je niečím výnimočná a systém musí pokryť jej potreby, inak je systém pre firmu nanič. Dnešné systémy už nie sú nezmeniteľné monolity.

Je možné integrovať dochádzkový systém so softvérom na riadenie projektov alebo mzdové systémy?

Áno, dochádzkový systém je možné integrovať s inými systémami. Tak, ako v každej téme, aj tu sa dá toho povedať veľa, ale zjednodušme odpoveď na: výstupy z jedného softwéru ide automatizovane synchronizovať s iným softwérom.

Ako prebieha implementácia dochádzkového systému vo firme? Je to časovo alebo technicky náročné?

Skúsme si porovnať náročnosť implementácie jednotlivých systémov:

1.       RFID/NFC karty

Tento dochádzkový systém vyžaduje nákup a inštaláciu RFID/NFC čítačiek na miesta, kde sa bude zaznamenávať pracovný čas (pri vchodoch, v kanceláriách atď.). Zariadenia musia tiež byť fyzicky zapojené do systému. Každému zamestnancovi je potrebné vydať RFID alebo NFC kartu/čip.

2.       Biometrické systémy (napr. otlačky prstov, sken tváre)

Pri biometrických dochádzkových systémoch je potrebné kúpiť a nainštalovať biometrické čítačky (napr. na sken otlačkov prstov alebo tváre), čo môže byť vcelku nákladné. Systém musí byť integrovaný s interným softvérom na evidenciu pracovného času.

3.       Cez mobil a QR kódy

Pri mobilnom dochádzkovom systéme cez QR je implementácia dochádzkového systému jednoduchá. Vytlačíte QR na papier, stiahnete mobilnú appku a naskenujete. Je to práca na 3 minúty. Zamestnanci potrebujú mať smartfóny s funkciou na skenovanie QR kódov, čo je bežné.

Môžeš nám na záver priblížiť nejakú konkrétnu skúsenosť z praxe, kde firma výrazne profitovala z implementácie dochádzkového systému?

Pri väčšom počte zamestnancov už ani nedokážete robiť mzdy a schvaľovať dovolenky bez dochádzkového systému. Potrebujete spoľahlivo, automatizovane a hromadne spravovať desiatky až stovky ľudí a to už nie je jednoduché. Takže nejde ani tak o výrazné profitovanie, ako už skôr pomoc s každodenným chodom firmy. Náš dochádzkový systém Fresh QR, ktorý na dochádzku využíva mobil a QR kód, využíva viac ako 100 firiem.